来源: 教育部科技发展中心   

  教技发中心函﹝2015﹞146号

各有关高校:

为贯彻落实《国务院关于加快科技服务业发展的若干意见》(国发〔2014〕49号),进一步加强对高校科技查新机构的业务监管与指导,规范查新机构的行为,保证科技查新工作的质量,促进高校科技查新机构健康发展,为科技创新工作提供有力支撑,更好地服务于国家创新驱动发展战略,现就规范高校科技查新工作提出以下意见。

一、建立健全有利于科技查新机构健康发展的管理体系

(一)高校科技查新机构(查新站)(以下简称查新机构)的设置与日常管理由所在高校负责。所在高校负责制定相关管理办法,配备相应的专业查新人员,利用图书馆国内外文献和数据库资源开展科技查新业务。

(二)高校科技查新机构根据委托人所提供的需要查证其科学技术内容的新颖性,按照科技查新规范要求,独立开展科技查新业务,提供科技查新服务。

(三) 高校科技查新机构应当坚持实事求是、客观、公正的原则,保证查新活动的独立性和查新结论的准确性、公正性。

(四)教育部科技发展中心具体负责高校科技查新工作及科技查新机构的整体监督、指导和协调。

二、明确高校开展科技查新活动应该具备的条件

为保证科技查新工作正常开展,确保查全、查准,保证查新工作质量,高校设置科技查新机构时,应具备开展科技查新工作的以下基本条件:

(一)有相应的文献资源或数据库。按照查新要求一般应具有15年以上与查新专业范围相关的国内外文献资源或数据库;

(二)具备国际联机检索系统;

(三)有经过专业培训的专职人员(查新员和审核员,一般为3名以上),其中具有高级专业技术职称人员的审核员不少于1名;

(四)有健全的查新规章制度。

三、进一步明确科技查新机构的权利与义务

(一)科技查新机构可以在相应的专业范围内受理下列科技查新业务:

1.科研立项前;

2.研究、开发、转化和技术转移活动等;

3.成果评价、专利申请等;

4.国家及地方有规定的;

5.其它需要科技查新的。

(二)科技查新机构根据自身查新资源类别与特点、查新人员专业情况等接受查新委托。查新机构有权拒绝以下情况的查新委托:

1.查新委托人不能准确描述其查新需求的;

2.查新委托人不能出具与查新内容密切相关的技术资料的;

3.查新委托人提出的查新内容超出了该查新机构查新能力范围的。

(三)查新机构应完善内部管理体系,修订规章制度,规范查新与审核流程,不断加强查新资源建设和查新人员业务培训,保证查新资源、查新人员能够持续符合查新机构工作要求。

(四)查新机构应当根据需要查新的技术内容和查新委托人的要求,与查新委托人协商订立查新委托合同,加盖科技查新合同专用章(如××大学科技查新合同专用章)。查新机构应当按照合同约定的时间和方式向查新委托人出具科技查新报告。

(五)查新机构有权通过查新业务获取合理报酬。查新机构应当按照当地物价部门规定的收费原则确定查新费用;当地物价部门没有明确规定的,应当与查新委托人协商,合同约定具体的查新费用。

(六) 查新机构应参照《教育部关于科技查新站查新报告撰写规范》撰写查新报告,保证查新报告质量。

(七)查新机构应对查新委托合同、技术资料等原始记录和查新报告等业务档案进行归档保存,保证其具有可追溯性,保存期应不少于5年。

查新报告结论有效期一般为6个月。

(八)查新机构及其人员应当对其在查新过程中所知悉的国家秘密、商业秘密和技术秘密负有保密责任,并制定实施相应的保密措施。

(九)查新机构的查新人员应当接受系统的科技查新专业培训。

(十)查新机构如出具虚假查新报告给他人或工作造成损失的,应当承担相应的法律责任;情节严重或影响恶劣的,教育部科技发展中心将予以通报。

(十一)根据科技查新的性质、服务对象、业务范畴等特点,科技查新机构应与科研管理等部门配合,积极开展工作,为高校教学科研提供服务与支撑。

四、加强对科技查新机构工作的管理与监督

(一)高校应加强对科技查新机构的建设与管理。

科技查新机构所在高校应建立科技查新协调机制,配置相应查新资源及专业查新人员,建立相应的工作激励机制,促进科技查新工作正常开展,满足高校科学研究、人才培养和社会服务需要。

教育部科技发展中心建立专家抽查制度、年度报告制度。

教育部科技发展中心组织专家组成专家组,对查新机构业务适时进行抽查,每年抽查5-10家查新机构。对抽查中发现的问题,由专家组提出整改意见,并及时反馈查新机构所在高校进行整改。抽查内容包括:

1.查新人员接受专业培训情况;

2.查新报告质量;

3.内部审查复核制度及质量控制;

4.查新合同履行情况;

5.查新业务档案;

6.实际操作过程中是否存在违规现象;

7.其他要求内容。

教育部科技发展中心建立查新机构年度报告制度,负责发布高校科技查新机构年度工作情况通报,指导科技查新机构工作。

各查新机构应当编制年度报告,由教育部科技发展中心汇总形成高校查新报告库等。

科技查新是我国科技服务业的重要组成部分,高校科技查新机构应当根据本意见的精神与规定,加强对科技信息资源的开发利用,发挥高校人才、信息、资源优势,积极开展情报分析、科技查新和文献检索等科技信息服务,为经济建设与科技创新活动提供服务与支撑。

自本意见发布之日起,《关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见》(教技发厅〔2004〕1号)同时废止。

教育部科技发展中心        

2015年12月7日